Výchozí situace
V modelové firmě zapisuje dispečer objednávky do tabulky, plán vozidel vede zvlášť a fakturace získává doklady e-mailem. Při změně termínu musí kolegové dohledávat, která verze informací platí.
Modelový příklad, ne zákaznická reference
Od objednávky k faktuře v jednom systému
Jak může vypadat práce firmy, která kombinuje vlastní vozidla a externí dopravce? Projděte návaznost zakázek, dispečinku, dokladů a fakturace v TruckManageru.
Tento příběh je ilustrační. Firma, výchozí situace a průběh níže tvoří modelový scénář podle funkcí popsaných v manuálu. Nejde o zkušenost konkrétního zákazníka, zákaznickou citaci ani doloženou úsporu času nebo peněz.
Cíl zavedení
Vést zakázku jako společný záznam od přijetí po fakturaci. Vozidlo, termíny, externí objednávka, přílohy a faktura mají být dohledatelné bez sestavování historie z několika oddělených seznamů.
Jeden tým, společná data — kdykoliv a odkudkoliv
TruckManager je cloudová aplikace. Dispečeři, řidiči, fakturace i vedení firmy spolupracují nad společnými daty, i když každý pracuje na jiném místě.
V kanceláři i na cestách
Ke své práci se připojíte z kanceláře, z domova i z terénu. Stačí připojení k internetu a přístup do aplikace; řidiči mohou pracovat přímo ve vozidle.
Informace bez předávání kopií
Změny termínů, stav přepravy a přiložené doklady jsou součástí společné evidence. Kolegové navazují na stejná data místo dohledávání různých verzí v tabulkách a e-mailech.
Přístup podle role
Každý člen týmu pracuje s agendami podle přidělených oprávnění. Dispečink plánuje přepravy, řidiči doplňují doklady, fakturace vystavuje faktury a vedení sleduje výsledky.
Modelový průběh jedné přepravy
Jednotlivé kroky vycházejí z manuálu. Jejich dostupnost závisí na zvoleném tarifu, oprávněních a aktivních integracích.
Přijetí a kontrola objednávky
Dispečer založí zakázku se zákazníkem, místy nakládky a vykládky, termíny a cenou. Pokud použije AI předvyplnění z dokumentu, ověří získané údaje před uložením. Objednávku přiloží k zakázce.
Rozhodnutí: vlastní vozidlo, nebo dopravce
Pro vlastní přepravu vybere vozidlo v plachtě a zkontroluje návaznost zakázek. Při zajištění subdodavatelem vystaví ze zakázky objednávku dopravci a odešle ji e-mailem. Pro nabídnutí na burzu musí mít aktivní příslušnou integraci.
-
Realizace přepravy
U vlastního vozidla s aktivním GPS napojením sleduje dispečer průběh přepravy, zvolenou trasu i plnění nakládek a vykládek v plánovaných časových oknech.
U externích vozidel a dopravců sleduje plnění nakládek a vykládek v plánovaných časových oknech s možností urgence jejich dokončení.
-
Přepravní doklady
Vlastní i externí řidič může přímo ve vozidle skenovat přepravní doklady a přikládat je k přepravě. Dokumenty lze také skenovat a přikládat k přepravám až v kanceláři z doručených originálů.
Archivace a záloha dokumentů je garantována systémem a cloudovými pravidly.
-
Fakturace a odeslání podle požadavků zákazníka
Fakturace vyfiltruje zakázky připravené k fakturaci a bez vystavené faktury. Vytvoří fakturu ze zakázky a ověří cenu, vícenáklady a přílohy. U externí přepravy přiřadí také přijatou fakturu dopravce.
TruckManager odešle fakturu a přepravní doklady podle individuálních požadavků konkrétního zákazníka:
- Požadovaný předmět e-mailu a pojmenování souborů.
- Sloučení faktury a příloh do jednoho PDF nebo jejich rozdělení do samostatných PDF souborů v požadované kombinaci.
- Odeslání na zákazníkem určené e-mailové adresy.
- Případně vložení do informačního systému zákazníka prostřednictvím nastaveného napojení.
Úhrady a přehled výsledků
Firma eviduje úhrady, připraví upomínky po splatnosti a použije dohodnutý export podkladů. V přehledu tržeb nastaví období, zákazníka, vozidlo nebo středisko. Výpovědní hodnota výsledků závisí na úplnosti cen a nákladů.
Jak si ověřit skutečný přínos
Namísto slibu úspor doporučujeme porovnat stejný typ práce před zavedením a po něm.
Čas na zpracování
Změřte založení zakázky, přidělení přepravy a vystavení faktury. Srovnávejte podobně složité zakázky a započítejte také kontrolu dat.
Čekání na fakturaci
Sledujte dobu od dokončení přepravy a získání potřebných dokladů do vystavení faktury. Rozlišujte čekání na zákazníka, řidiče a interní zpracování.
Úplnost a opravy
Evidujte chybějící přílohy, opravy cen nebo duplicitní zadávání. Výsledky posuzujte za stejné období a s ohledem na počet zakázek.
Vyzkoušejte vlastní zakázku
Plná verze na 30 dní zdarma. Ověřte pracovní postup na svých datech, ne na obecném slibu.
Vyzkoušet zdarma