Východisková situácia
V modelovej firme zapisuje dispečer objednávky do tabuľky, plán vozidiel vedie samostatne a fakturácia získava doklady e-mailom. Pri zmene termínu musia kolegovia dohľadávať, ktorá verzia informácií platí.
Modelový príklad, nie zákaznícka referencia
Od objednávky k faktúre v jednom systéme
Ako môže vyzerať práca firmy, ktorá kombinuje vlastné vozidlá a externých dopravcov? Prejdite nadväznosť zákaziek, dispečingu, dokladov a fakturácie v TruckManageri.
Tento príbeh je ilustračný. Firma, východisková situácia a priebeh nižšie tvoria modelový scenár podľa funkcií opísaných v manuáli. Nejde o skúsenosť konkrétneho zákazníka, zákaznícku citáciu ani doloženú úsporu času alebo peňazí.
Cieľ zavedenia
Viesť zákazku ako spoločný záznam od prijatia po fakturáciu. Vozidlo, termíny, externá objednávka, prílohy a faktúra majú byť dohľadateľné bez zostavovania histórie z niekoľkých oddelených zoznamov.
Jeden tím, spoločné dáta — kedykoľvek a odkiaľkoľvek
TruckManager je cloudová aplikácia. Dispečeri, vodiči, fakturácia aj vedenie firmy spolupracujú nad spoločnými dátami, aj keď každý pracuje na inom mieste.
V kancelárii aj na cestách
K svojej práci sa pripojíte z kancelárie, z domu aj z terénu. Stačí pripojenie k internetu a prístup do aplikácie; vodiči môžu pracovať priamo vo vozidle.
Informácie bez odovzdávania kópií
Zmeny termínov, stav prepravy a priložené doklady sú súčasťou spoločnej evidencie. Kolegovia nadväzujú na rovnaké dáta namiesto dohľadávania rôznych verzií v tabuľkách a e-mailoch.
Prístup podľa roly
Každý člen tímu pracuje s agendami podľa pridelených oprávnení. Dispečing plánuje prepravy, vodiči dopĺňajú doklady, fakturácia vystavuje faktúry a vedenie sleduje výsledky.
Modelový priebeh jednej prepravy
Jednotlivé kroky vychádzajú z manuálu. Ich dostupnosť závisí od zvoleného tarifu, oprávnení a aktívnych integrácií.
Prijatie a kontrola objednávky
Dispečer založí zákazku so zákazníkom, miestami nakládky a vykládky, termínmi a cenou. Ak použije AI predvyplnenie z dokumentu, overí získané údaje pred uložením. Objednávku priloží k zákazke.
Rozhodnutie: vlastné vozidlo alebo dopravca
Pre vlastnú prepravu vyberie vozidlo v plachte a skontroluje nadväznosť zákaziek. Pri zabezpečení subdodávateľom vystaví zo zákazky objednávku dopravcovi a odošle ju e-mailom. Na ponúknutie na burzu musí mať aktívnu príslušnú integráciu.
Realizácia prepravy
Pri vlastnom vozidle s aktívnym GPS napojením sleduje dispečer priebeh prepravy, zvolenú trasu aj plnenie nakládok a vykládok v plánovaných časových oknách.
Pri externých vozidlách a dopravcoch sleduje plnenie nakládok a vykládok v plánovaných časových oknách s možnosťou urgencie ich dokončenia.
Prepravné doklady
Vlastný aj externý vodič môže priamo vo vozidle skenovať prepravné doklady a prikladať ich k preprave. Dokumenty možno tiež skenovať a prikladať k prepravám až v kancelárii z doručených originálov.
Archivácia a záloha dokumentov je garantovaná systémom a cloudovými pravidlami.
-
Fakturácia a odoslanie podľa požiadaviek zákazníka
Fakturácia vyfiltruje zákazky pripravené na fakturáciu a bez vystavenej faktúry. Vytvorí faktúru zo zákazky a overí cenu, dodatočné náklady a prílohy. Pri externej preprave priradí aj prijatú faktúru dopravcu.
TruckManager odošle faktúru a prepravné doklady podľa individuálnych požiadaviek konkrétneho zákazníka:
- Požadovaný predmet e-mailu a pomenovanie súborov.
- Zlúčenie faktúry a príloh do jedného PDF alebo ich rozdelenie do samostatných PDF súborov v požadovanej kombinácii.
- Odoslanie na zákazníkom určené e-mailové adresy.
- Prípadne vloženie do informačného systému zákazníka prostredníctvom nastaveného napojenia.
Úhrady a prehľad výsledkov
Firma eviduje úhrady, pripraví upomienky po splatnosti a použije dohodnutý export podkladov. V prehľade tržieb nastaví obdobie, zákazníka, vozidlo alebo stredisko. Výpovedná hodnota výsledkov závisí od úplnosti cien a nákladov.
Ako si overiť skutočný prínos
Namiesto sľubu úspor odporúčame porovnať rovnaký typ práce pred zavedením a po ňom.
Čas na spracovanie
Zmerajte založenie zákazky, pridelenie prepravy a vystavenie faktúry. Porovnávajte podobne zložité zákazky a započítajte aj kontrolu dát.
Čakanie na fakturáciu
Sledujte čas od dokončenia prepravy a získania potrebných dokladov do vystavenia faktúry. Rozlišujte čakanie na zákazníka, vodiča a interné spracovanie.
Úplnosť a opravy
Evidujte chýbajúce prílohy, opravy cien alebo duplicitné zadávanie. Výsledky posudzujte za rovnaké obdobie a s ohľadom na počet zákaziek.
Vyskúšajte vlastnú zákazku
Plná verzia na 30 dní zadarmo. Overte pracovný postup na svojich dátach, nie na všeobecnom sľube.
Vyskúšať zadarmo